Dịch vụ, gia công: Hướng dẫn giảm 30% thuế từ hợp đồng đến quyết toán

1. Không lấy dòng tiền thu về thay cho doanh thu của năm

Đơn vị marketing, thiết kế, sửa chữa hoặc gia công thường có hợp đồng nhiều đợt: nhận cọc, thực hiện, nghiệm thu, xuất hóa đơn và thu công nợ. Lập bảng từng hợp đồng với các mốc này. Tiền nhận trước, khoản chưa thu và doanh thu đã ghi nhận có thể khác nhau; không tự lấy tổng tiền vào tài khoản làm căn cứ duy nhất.

Bài này hướng dẫn tổ chức hồ sơ để áp dụng mức giảm tại Nghị định 398, không ấn định chung thời điểm doanh thu hoặc thuế suất cho tất cả dịch vụ. Kế toán cần xác định theo loại hợp đồng, hoạt động và phương pháp tính thuế thực tế. Khoản giảm 30% là bước sau khi xác định đúng số thuế thuộc phạm vi được giảm.

2. Tách phí dịch vụ, hàng hóa và khoản chi hộ có chứng từ

Với agency, ghi riêng phí quản lý, thiết kế, sản xuất nội dung, ngân sách quảng cáo và khoản thu hộ/chi hộ theo hợp đồng. Không mặc định mọi tiền khách chuyển để chạy quảng cáo đều nằm ngoài doanh thu. Kiểm tra bên đứng tên tài khoản quảng cáo, hóa đơn nhà cung cấp, trách nhiệm hợp đồng và chứng từ ủy quyền trước khi kết luận.

Với cơ sở sửa chữa hoặc gia công, tách phần vật tư tự bán với vật tư khách giao, tiền công, sản phẩm hoàn thành và hàng trả lại. Dùng phiếu giao nhận, biên bản nghiệm thu và hóa đơn làm căn cứ đối chiếu. Đây là cách chuẩn bị dữ liệu, không phải quyền tự loại khoản thu khỏi doanh thu xét ngưỡng.

3. Ví dụ kiểm tra công nợ và ngưỡng doanh thu

Ví dụ giả định cho công ty dịch vụ: doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ xác định theo quy định là 9,6 tỷ đồng, trong đó có 800 triệu đồng chưa thu. Doanh thu tài chính và thu nhập khác là 200 triệu đồng. Tổng kiểm tra là 9,8 tỷ đồng, không phải 9 tỷ chỉ vì khách chưa thanh toán 800 triệu. Nếu các điều kiện khác đáp ứng, công ty tiếp tục bước xác định số thuế được giảm.

Nếu cuối năm phát sinh thêm 300 triệu đồng doanh thu thuộc kỳ, tổng thành 10,1 tỷ đồng và phải đánh giá lại ưu đãi. Không lùi hóa đơn, chia hợp đồng hoặc chuyển khoản sang tài khoản khác chỉ để làm số liệu thấp hơn. Cần rà soát đúng kỳ, sửa sai minh bạch và lập kế hoạch dòng tiền cho nghĩa vụ bổ sung.

4. Tính phần được giảm, không giảm trực tiếp doanh thu

Ví dụ riêng cho hộ/cá nhân kinh doanh, số liệu giả định: doanh thu năm đã xác định đúng là 6 tỷ đồng và đáp ứng các điều kiện áp dụng; số thuế TNCN từ kinh doanh trước mức giảm này là 80 triệu đồng. Phần giảm = 80 × 30% = 24 triệu đồng; số còn phải nộp cho phần minh họa = 56 triệu đồng. Không dùng ví dụ này để suy ra một thuế suất chung cho ngành.

Với công ty, áp dụng 30% trên số TNDN phải nộp sau ưu đãi khác nếu có. TNCN tiền lương, VAT và các nghĩa vụ khác không tự động được giảm theo cơ chế này. Nếu số thuế thuộc phạm vi giảm bằng 0, mức giảm theo phép tính này cũng bằng 0; không biến thành khoản hỗ trợ tiền mặt.

5. Chọn đúng hồ sơ và lưu chứng từ nộp

Hộ/cá nhân kinh doanh: đối chiếu Mẫu 01 kèm Nghị định 398 và nộp cùng hồ sơ kỳ áp dụng. Nếu có bên khấu trừ, khai thay, nộp thay thì phần thuộc trách nhiệm bên đó sử dụng Mẫu 02. Doanh nghiệp: tự xác định mức giảm khi tạm nộp TNDN theo quý; không lấy Mẫu 01 của cá nhân làm hồ sơ giảm TNDN cho công ty.

Quy trình làm việc đề xuất: chốt dữ liệu kỳ → kiểm tra điều kiện → xác định thuế trước giảm → tính mức giảm → đối chiếu mẫu chính thức → nộp qua kênh thuế điện tử đang áp dụng → lưu tệp đã ký, thông báo tiếp nhận và chứng từ nộp. Đây là checklist vận hành, không phải tên nút trên mọi cổng dịch vụ. Người đã khai nhưng bỏ sót giảm thuế cần rà soát hồ sơ bổ sung theo trường hợp, không tự trừ vào khoản phải nộp bất kỳ của kỳ sau.

6. Theo dõi vượt ngưỡng và bộ hồ sơ cần chuẩn bị

Cá nhân có tổng doanh thu thực tế vượt 10 tỷ đồng phải điều chỉnh phần đã giảm bằng Mẫu 03, cùng hồ sơ kỳ phát sinh doanh thu lũy kế vượt ngưỡng. Thời gian không tính tiền chậm nộp cho phần bổ sung do xác định lại điều kiện chỉ đến hạn nộp hồ sơ kỳ đó. Với doanh nghiệp, phải nộp đủ phần thiếu và xử lý tiền chậm nộp theo khoản 3 Điều 24 Nghị định 252/2026/NĐ-CP; không áp dụng máy móc quy tắc của cá nhân.

Mỗi tháng, giao một người cập nhật doanh thu lũy kế, dự báo hợp đồng/đơn hàng còn lại và ghi ngày rà soát. Lưu riêng hồ sơ nguồn, bảng tính và kết quả đối chiếu để người khác có thể kiểm tra lại. Các giấy tờ dưới đây là bộ hồ sơ nội bộ khuyến nghị, không phải danh mục phụ lục bắt buộc nộp trong mọi trường hợp.

Gợi ý hành động